Een Clean Desk Policy op het werk

Posted juni 06, 2016 by Jenny Green

Clean Desk Policy

De afgelopen jaren zijn er heel wat standpunten ingenomen voor en tegen een
Clean Desk Policy op het werk.

Volgens sommigen beperkt het de creativiteit en zorgt het voor een onpersoonlijke sfeer op het werk.Anderen zeggen weer dat het een professionele uitstraling creëert naar de buitenwereld en dat het de werknemers een gevoel van orde bezorgt.

Onlangs nog kreeg het principe van Clean Desk Policy een positieve beoordeling omdat het 'hotdesking' mogelijk maakt. Bij hotdesking worden bureaus gebruikt wanneer daar behoefte aan is in plaats van permanente werkplekken te creëren.

Maar de belangrijkste reden om vandaag de dag een Clean Desk Policy in te voeren, is informatiebeveiliging – en daar kunnen we alleen maar voorstander van zijn.

Een Clean Desk Policy bepaalt per definitie hoe werknemers hun werkplek moeten achterlaten wanneer ze vertrekken. Gevoelige informatie moet op elk moment beveiligd zijn tegen personen die toegang hebben tot de werkplek, zoals andere werknemers, schoonmakers en bezoekers.

Er mogen geen papiertjes zoals Post-its achterblijven of documenten met gevoelige informatie zoals rekeningnummers, maar ook niet-essentiële documenten moeten worden opgeruimd. Dit beleid heeft ook betrekking op gevoelige informatie op computers.

Een Clean Desk Policy is een van de eenvoudigste manieren om gevoelige informatie te beschermen en het risico op gegevensinbreuken en identiteitsdiefstal te verkleinen.

De belangrijke aspecten van een Clean Desk Policy op een rij:

  1. Zet de Clean Desk Policy op papier en zorg dat alle werknemers een exemplaar krijgen.
  2. Zorg dat hooggeplaatste medewerkers achter dit beleid staan. Ook het senior management moet het beleid volgen en verdedigen.
  3. Leg nauwkeurig uit aan de werknemers wat van hen wordt verwacht. Wie niet aan zijn bureau zit, mag bijvoorbeeld geen gevoelige informatie achterlaten. Alles moet worden gearchiveerd achter slot en grendel. Schakel ook de screensaver in en beveilig met een wachtwoord.
  4. De Clean Desk Policy moet standaard deel uitmaken van de werkdag. Raad werknemers aan de dag te beginnen met het plannen en organiseren van documenten die nodig zijn voor hun taken. Werknemers die hun werkplek verlaten voor een vergadering of een pauze, moeten eerst snel controleren of er geen gevoelige informatie meer op hun bureau ligt en die desgewenst beveiligen. Aan het einde van de werkdag, moeten alle bureaus er netjes en clean bijliggen.
  5. Het kantoor moet de juiste middelen aanreiken voor een Clean Desk Policy. Bureaus moeten afsluitbare lades hebben of er moeten kleine, afsluitbare opslagelementen op kantoor worden voorzien zodat de werknemers hun afgedrukte documenten met eventueel vertrouwelijke gegevens veilig kunnen opbergen.
  6. Moedig de werknemers aan elektronisch te werken in plaats van met papieren documenten. Installeer een automatisch back-upsysteem voor een beveiligd beheer van elektronische documenten.
  7. Maak het de werknemers makkelijk om hun bureau papiervrij te houden door samen te werken met een bedrijf dat documenten versnippert wanneer ze moeten worden vernietigd. Plaats afgesloten consoles op kantoor en laat documenten regelmatig versnipperen. Herinner werknemers eraan dat gevoelige documenten niet in de papiermand thuishoren.
  8. Herinner de werknemers af en toe aan de Clean Desk Policy. Voeg bijvoorbeeld een voetnoot toe aan de e-mailhandtekeningen: "Denk aan het milieu voor u deze e-mail afdrukt". Hang reminders op in belangrijke ruimtes op kantoor. Deel tentkaartjes uit die aan de Clean Desk Policy herinneren.
  9. Duid een of meerdere werknemers aan om het kantoor te controleren. Er moeten gevolgen zijn wanneer het beleid niet wordt nageleefd.

Hier vindt u meer informatie over het verbeteren van de informatieveiligheid op uw kantoor dankzij een Clean Desk Policy.


Vraag een offerte aan

Vul het formulier in of bel ons op nummer 0800 0114 om uw bedrijf vandaag nog te beveiligen!

×