9 gewoontes die uw informatie in gevaar

In 2016 werden wereldwijd bijna 1,4 miljard bestanden gelekt, een stijging met 86% vergeleken met het jaar ervoor. Dat zijn meer dan 5 miljoen bestanden die elke dag worden gestolen of verloren gaan volgens de 2016 Breach Level Index.

Hoewel technologie essentieel is om vertrouwelijke gegevens te beschermen, roepen veiligheidsexperts ook op anders na te gaan denken over databeveiliging. 

9 zorgwekkende gewoontes op het werk die u moet afleren  

1. Het kantoor verlaten zonder uw bureau op te ruimen

Een rommelige werkplek kan vertrouwelijke informatie prijsgeven. Een Clean Desk Policy bepaalt dat alle medewerkers hun bureau moeten opruimen en dat computerschermen en prikborden leeg moeten zijn zodat geen vertrouwelijke informatie zichtbaar is.  

2. In het openbaar op een laptop werken zonder voorzorgsmaatregelen te nemen 

Informatiedieven zijn opportunisten. Ze kijken mee over uw schouder of stelen mobiele apparaten of papieren documenten. Door werknemers continu op te leiden, maakt u ze bewust van deze dreiging. Plaats privacyfilters en een wachtwoordbeveiliging op alle toestellen en laat laptops nooit onbeheerd achter op een openbare plaats.

3. Oude documenten zomaar bij het oud papier gooien

Recycling is belangrijk, maar vertrouwelijke documenten moeten eerst op een beveiligde manier worden vernietigd om de informatie te beschermen tegen diefstal. Werk samen met een documentvernietigingsbedrijf dat een beveiligde bewakingsketen heeft. Voer een 'Shred-it All'-beleid in zodat alle documenten worden vernietigd voordat ze worden gerecycled.   

4. Documenten afdrukken zonder na te denken

Uit een recent onderzoek van IDC is gebleken dat 35% van alle veiligheidsinbreuken op kantoor te wijten zijn aan een onbeveiligde printer of een ander multifunctionele apparaat. Documenten die onbeheerd worden achtergelaten, zijn maar een van de beveiligingsproblemen. Voer beveiligd pull-printing in zodat documenten alleen persoonlijk worden vrijgegeven na identificatie van de gebruiker.

5. Oude mobiele apparaten bijhouden

Oude computers verzamelen is een veiligheidsrisico omdat vertrouwelijke informatie achterblijft op de harde schijven. Uw partner voor documentvernietiging moet ook diensten aanbieden voor het beveiligd vernietigen van elektronische media.

6. Te eenvoudige wachtwoorden gebruiken

In het Verizon 2016 Data Breach Investigations Report werd aangetoond dat 63% van de bevestigde datalekken het gevolg was van zwakke, standaard of gestolen wachtwoorden. De beste wachtwoorden zijn een combinatie van symbolen, cijfers en grote en kleine letters.

7. Verloren of gestolen mobiele apparaten

Uit een studie van Kensington bleek dat 25% van de IT-diefstallen plaatsvond in auto's en andere vervoersmiddelen, 23% op kantoor en 15% in luchthavens en hotels. Laat apparaten nooit onbeheerd achter. Stel een wachtwoord in op uw apparaat. Maak voortdurend back-ups. Gebruik een dubbele identificatie voor al uw communicatieverkeer.

8. Verdacht gedrag negeren

In een KPMG-verslag uit 2016 werd aangetoond dat in 65% van de gevallen de fraudeur voor de organisatie werkt die het slachtoffer is van de fraude. Een sterke veiligheidscultuur met strenge interne controles is van groot belang. Uit de studie bleek ook dat fraude meestal werd opgemerkt door tips en klachten (24%) en klokkenluidersprocedures en hotlines (20%).

9. Vertrouwelijke documenten meenemen uit kantoor

Vertrouwelijke gegevens ontvreemden houdt vaak niet meer in dan het downloaden van een document naar een zipdrive of het versturen ervan via e-mail. Beperk de toegang daarom tot medewerkers die de gegevens ook echt nodig hebben om hun taken uit te voeren. Beveilig alle apparaten met de meest recente en bijgewerkte versie van het besturingssysteem en andere programma's. Versleutel alle gegevens die u verstuurt.

Maak vandaag een start met het beschermen van uw bedrijf

Wilt u meer weten hoe wij u kunnen helpen bij het beschermen van uw vertrouwelijke papieren documenten, archief en harde schijven? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende offerte en een gegevensbeveiligingsonderzoek.