Is het papierloze kantoor een mythe? Ja, 10.000 keer ja

Geplaatst  februari 12, 2018  door  Jenny Green


Hoewel het papierloze kantoor helemaal in lijkt te zijn, blijkt uit statistieken dat de vraag naar papier nog altijd erg groot is.

Zo gebruikt de gemiddelde kantoormedewerker elk jaar ongeveer 10.000 vellen papier. Het Paperless Project meldt ook dat het wereldwijde papierverbruik in de afgelopen 40 jaar met 400% is toegenomen.

10 redenen voor een papierloos kantoor

Hier zijn 10 redenen waarom het papierloze kantoor nog steeds niet meer is dan een streefdoel … en hoe u het tij kunt helpen te keren.

1. Budget

Volgens een post op ‘Lasersresource.com’ kunnen de printkosten tot 3% van de jaaromzet bedragen. Daarmee zijn ze de op twee na hoogste kostenpost na lonen en huur. Verlaag uw papierbudget elke maand met een bepaald percentage. Verklein ook de voorraad papier op korte termijn.

2. Compliance

Door de privacywetgeving moet het beveiligd opslaan en vernietigen van informatie worden gedocumenteerd. In de meeste gevallen mag dat nu ook digitaal.

3. Bedrijfsformulieren

In de VS besteden bedrijven meer dan $ 120 miljard per jaar aan gedrukte formulieren, maar de meeste van die formulieren zijn binnen drie maanden gedateerd. Gebruik digitale oplossingen (pdf-programma's die formulieren converteren zodat ze online kunnen worden ingevuld en ondertekend).

4. Facturen

Uit een recente "Federal Reserve payments"-studie blijkt dat cheques nog steeds goed zijn voor 15% van de niet-contante betalingen in de VS. Stortingen en elektronische betalingen zijn efficiënte online-alternatieven.

5. Memoblaadjes

We hebben allemaal al wel eens een wachtwoord genoteerd op een memoblaadje. 3M, het bedrijf dat de Post-It heeft uitgevonden, produceert nog steeds 50 miljard Post-Its per jaar. Efficiënter en veel veiliger is het om notities, met name vertrouwelijke informatie, op te slaan op een harde schijf of een notebook-app in de cloud.

6. Voorkeuren

Sommige mensen vinden het eenvoudiger om documenten van papier te lezen dan van een scherm. Die gewoonte verandert nu iedereen opgroeit met computers die deel uitmaken van ons leven. Bedrijven moeten een beleid invoeren voor mobiele apparaten waarin het gebruik van makkelijk leesbare apparaten wordt aangemoedigd (toestellen in laptop- of notebookstijl).

7. Werkgewoontes

Volgens Lasersresource.com drukt de gemiddelde werknemer nog steeds 34 pagina's per dag af – maar de helft van die pagina's wordt niet eens gebruikt. Bovendien wordt 65% van de documenten dezelfde dag nog weggegooid of gerecycled. Introduceer een programma om papier te besparen waarin werkgewoontes staan die minder papier verbruiken.

8. Meetings

Sommige mensen delen graag tastbare informatie in vergaderingen. Overweeg liever om PowerPoints of andere presentaties door te sturen en maak afspraken via e-mail. Hand-outs nodig? Ga na of het echt nodig is dat iedereen een exemplaar krijgt (misschien kunnen deelnemers een exemplaar delen).

9. Communicatie

Gedrukte memo's en nieuwsbrieven worden vaak nog op papier uitgedeeld. Stap over op digitale, interne communicatie – werknemers staan via e-mail met elkaar in contact en werken zo goed als elke dag met hun e-mailsoftware.

10. Archieven

Bepaalde afdelingen (HR, boekhouding, juridische dienst) printen en scannen vaak als onderdeel van hun dagelijkse werkprocessen. Volgens ‘clutterbgone.ca’ houdt 25% van de werknemers informatie bij in fysieke stapels in plaats van in bestanden. Erger nog, 80% van wat wordt gearchiveerd, wordt nooit meer opnieuw bekeken. Ruim uw werkplek op en voer een uitgebreid proces voor documentbeheer in waarbij een digitale back-up wordt gemaakt van belangrijke documenten. Werk samen met een betrouwbare partner voor documentvernietiging die beveiligde diensten voor papierversnippering levert. Versnipperd papier moet worden gerecycled.

Maak vandaag een start met het beschermen van uzelf en uw bedrijf

Wilt u meer weten hoe wij u kunnen helpen bij het beschermen van uw vertrouwelijke papieren documentenarchief en harde schijven? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende offerte en een gegevensbeveiligingsonderzoek.