Netherlands gaat opnieuw naar kantoor. Ondersteun een veilige terugkeer naar kantoor met Shred-it

Geplaatst  juli 09, 2021  door  Shred-it


We kunnen terug naar de werkplek: Ondersteun een veilige terugkeer naar kantoor met Shred-it 
Werknemers gaan terug naar kantoor. 

Maar de terugkeer van werknemers, en de documenten die daar ongetwijfeld mee gepaard gaan, brengen extra risico's met zich mee als het gaat om de beveiliging van de vertrouwelijke papieren van uw organisatie. 

Ontdek hoe het uittrekken van tijd om de werkplek op te ruimen en het invoeren van beleid voor documentbeheer kan helpen om gevoelige informatie te beschermen en te zorgen voor een gegevensveilige terugkeer naar kantoor.

Moedig personeel aan om documenten terug te brengen

Voor velen onder ons is sinds het begin van de pandemie thuiswerken een belangrijk onderdeel van ons leven. In het begin hebben werknemers waarschijnlijk documenten of bestanden mee naar huis genomen. Tijdens het afgelopen jaar hebben velen mogelijk vertrouwelijke documenten uitgeprint en notitieblokken gevuld met aantekeningen van gevoelige aard. Ondanks richtlijnen en beleid van het management, zijn bij thuiswerken de risico's dat deze documenten bij het afval terechtkomen of in het zicht blijven liggen groter.

De heropening van de werkplek is het beste moment om uw beleid voor gegevens- en documentbeheer opnieuw te bevestigen met uw team.  Herinner werknemers eraan dat ze zich ervan bewust moeten zijn dat ze mogelijk vertrouwelijke informatie verwerken. Geef ze ook opdracht om bedrijfsdocumenten die ze niet langer nodig hebben veilig terug te brengen voor veilige verwijdering. Zo verkleint u het risico dat ze zoek geraken of in verkeerde handen vallen. U verkleint ook het risico op een datalek en mogelijke boetes.  U kunt ze dan veilig in één handige inzameling laten afvoeren.
 
Ruim op om het kantoor klaar te maken

Maak een nieuwe start door alle documenten op te ruimen die niet langer nodig zijn.  Kijk eens met onbevooroordeelde ogen rond wanneer uw kantoor opengaat.  Moeten oppervlakken van de bureaus worden opgeruimd? Heeft u opbergkasten die al een hele tijd niet zijn georganiseerd?  Het opruimen van uw werkplek markeert het begin van een nieuwe, gegevensveilige start.  Het is ook bewezen dat een opgeruimde werkplek werknemers helpt om zich productiever, beter in controle te voelen en te presteren1. U zult niet alleen een aangenamere, efficiëntere werkomgeving creëren, maar u bent ook in een goede positie om het beleid voor documentbeheer af te dwingen en zodoende te voldoen aan de voorschriften voor gegevensbescherming.  

Het boeken van een eenmalige vernietigings-service is niet alleen de perfecte manier om het kantoor op te ruimen, maar ook om mogelijke risico's van een datalek te verkleinen en de vertrouwelijke en gevoelige informatie van uw medewerkers, klanten en organisatie te beschermen. Shred-it's eenmalige vernietigingen zijn gemakkelijk te boeken en u bent verzekerd van een hoog niveau van klantenservice en veiligheid, zodat u snel kunt opruimen en de terugkeer naar de werkplek onderdeel van een nieuwe start kunt maken. 

Train werknemers

Als werknemers terugkeren naar de werkplek, is het belangrijk dat u de tijd neemt om ze opnieuw te trainen in uw beleid voor informatiebeveiliging. Vergeet ook niet uw nieuwe starters die mogelijk nog niet op kantoor zijn geweest en onbekend zijn met dit beleid. Ze moeten allemaal weten wat vertrouwelijke of gevoelige informatie is, of dat nu werknemers-, klant- of bedrijfsinformatie is. Om een datalek en schade aan de merkreputatie te voorkomen, moet iedereen de best practices op het gebied van veilig beheer van informatie en vernietiging opvolgen en weten hoe en aan wie een datalek moet worden gemeld als dit zich voordoet. 

Voer een risicobeoordeling voor informatiebeveiliging uit

Inzicht in welke delen van uw organisatie het meest kwetsbaar zijn, is de sleutel tot het verkleinen van het risico op een inbreuk op de informatiebeveiliging. Zodra werknemers terugkeren naar kantoor, kan een risicobeoordeling voor informatiebeveiliging snel worden uitgevoerd om de huidige status van de documentbeveiliging van uw kantoor, het bewustzijn en de training van werknemers en het bewaren van documenten te evalueren. Dit zal de gebieden blootleggen waar de informatiebeveiliging moet worden verbeterd of aangepakt. Onze snelle, eigen beoordeling van de kantoorbeveiliging kan u en uw medewerkers helpen bij het identificeren van gebieden waar een inbreuk kan plaatsvinden. Door positieve actie te ondernemen, toont u aan dat u ernaar streeft om te voldoen aan de voorschriften voor gegevensbescherming.

Stel een beleid voor “een leeg bureau” in

Het hebben van een beleid voor “een leeg bureau” op het werk zorgt er niet alleen voor dat uw werkplek er professioneel uitziet, maar voorkomt ook dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt en verkleint het risico op een datalek.  

Moedig werknemers aan om alle papieren van hun bureau te halen, vooral die met gevoelige informatie zoals persoonlijke gegevens, rekeningnummers en commercieel gevoelige gegevens, plus alle andere niet-essentiële documenten en notities (inclusief de alomtegenwoordige post-its). Het beleid moet zich ook uitstrekken tot gevoelige informatie op computers.

Met een beleid voor “een leeg bureau” ziet uw kantoorruimte er niet alleen aantrekkelijker, professioneler en efficiënter uit, maar het helpt uw bedrijf ook om te voldoen aan de wetgeving. Het stimuleert ook de organisatie en productiviteit. Tenslotte voelen medewerkers dat zij meer controle hebben in een overzichtelijke omgeving en krijgen uw klanten een goede indruk van uw bedrijf.

Introduceer een beleid voor documentbeheer

In elke organisatie zijn documenten die het kantoor in- en uitgaan een voorwaarde voor het zakendoen – en dit zal waarschijnlijk alleen maar toenemen met het vrije verkeer van werknemers tussen thuis- en kantooromgevingen. Het is zonder officiële processen dus bijna onmogelijk om te weten waar deze potentieel vertrouwelijke informatie.

Heel vaak waren niet correcte opgeborgen en verkeerd behandelde papieren documenten de oorzaak van veel spraakmakende datalekken. Door het implementeren van een beleid voor documentbeheer krijgt u een compleet beeld van de documenten die uw bedrijf binnenkomen en verlaten, welke informatie ze bevatten, wie er toegang toe heeft en hoe lang ze moeten worden bewaard. Dit kan helpen om het risico op een datalek aanzienlijk te verkleinen.

Als u twijfelt, vernietig dan alles

Het opleiden van werknemers en het vergroten van het bewustzijn van wat wordt gedefinieerd als vertrouwelijke informatie en de soorten documenten waarmee opgelet moet worden, is belangrijk voor elk bedrijf. Er is altijd ruimte voor twijfel en zonder een “vernietig dan alles”-beleid vertrouwt u uiteindelijk op uw medewerkers om te beslissen hoe en waar ze hun documenten weggooien.  Het bepalen van potentiële bedreigingen en beslissen welke documenten als vertrouwelijk kunnen worden beschouwd, kan een tijdrovend en verwarrend proces zijn, met inherente risico's.

De introductie van een “ vernietig dan alles”-beleid – waarbij alle bedrijfsdocumenten in een veilige, vergrendelde console worden geplaatst en veilig worden vernietigd zodra ze niet meer nodig zijn - is de beste manier om uw werknemers te ontlasten en de risico's van een datalek te verkleinen. Door de verantwoordelijkheid bij werknemers weg te nemen, kan dit ook helpen om menselijke fouten te verminderen, die 23% van alle datalekken uitmaken 2.

Partner met een specialist voor informatieveiligheid

Voor de veilige vernietiging van vertrouwelijke en gevoelige informatie kunt u samenwerken met een specialist voor informatiebeveiliging die een bewakingsketen heeft en veilige vernietigingsdiensten biedt. Het bedrijf moet over de kennis en expertise beschikken om diensten voor documentvernietiging op maat te maken voor alle industriële sectoren. Ook moet het bedrijf na elke vernietiging een vernietigingscertificaat afgeven.

1 – Bron: OKA
2 – Bron: Cost of a Data Breach Report 2020
 


Vraag een offerte aan

Vul het formulier in of bel ons op nummer 0800 0114 om uw bedrijf vandaag nog te beveiligen!

Selecteer Service




Bedrijfsgegevens

Uw gegevens

Aanvullende gegevens

×