Het veilig uitvoeren van archiefvernietiging

Geplaatst  juli 27, 2022  door  Lois Ferns

Archive-Destruction-NL-2.png

Het is essentieel dat bedrijven en organisaties bewaartermijnen naleven en voldoen aan de AVG-richtlijnen door middel van veilige documentarchivering.

Documentopslag is echter slechts een onderdeel van het proces; veilige archiefvernietiging is net zo belangrijk als het bewaren van documenten, aangezien niet-relevante documenten onnodig ruimte in beslag kunnen nemen en een mogelijk datalek kunnen veroorzaken.

Daarom is het vernietigen van dossiers door middel van archiefopruiming iets dat elk bedrijf zou moeten uitvoeren, of dat nu op jaar-, kwartaal- of maandbasis is.
 

Bewaartermijnen en AVG

Voordat u dossiers definitief vernietigt, dient u ervoor te zorgen dat uw vertrouwelijke documenten voldoen aan de relevante Nederlandse bewaartermijnen en AVG-richtlijnen om hoge boetes te voorkomen. Afhankelijk van het soort document kunnen verplichte bewaartermijnen in Nederland variëren van een paar jaar tot maar liefst zeven jaar. We raden u echter aan om op de hoogte te blijven van de meest recente richtlijnen en wetgeving van de overheid.


Enkele belangrijke vertrouwelijke documenten die in Nederland moeten worden bewaard, zijn:
  1. Bankdocumenten en rekeningafschriften
  2. Belastingaangiften en -administratie
  3. Boekhoudkundige gegevens, documenten, ontvangstbewijzen en facturen
  4. Loonstroken
  5. Krediet- en leningsdocumenten
  6. Inventarissen
  7. Managementrapportages
  8. Kopieën van verzonden/ontvangen commerciële of zakelijke brieven
Hoewel het handhaven van de bewaartermijnen van documenten van cruciaal belang is, zijn rommelige bureaus en overvolle archiefkasten niet aan te raden. Het opstellen van een bewaarbeleid voor documenten op de werkplek zal dus nuttig zijn bij het op orde houden van uw kantoor terwijl u toch voldoet aan belangrijke bewaartermijnen en AVG-richtlijnen.
 

Het op orde brengen van uw archief

Een bewaarbeleid voor documenten op de werkplek zorgt ervoor dat uw bedrijf en werknemers voldoen aan de AVG-richtlijnen. Maar als uw kantoor en archief erg rommelig zijn, kan het implementeren van een dergelijk beleid vooraf een enorme opgave lijken. Het is echter wel een belangrijke stap in het proces van archiefopruiming en archiefvernietiging. Volg daarom de onderstaande stappen om deze taak in een mum van tijd te voltooien.

Om dit proces te starten, zal de bovenstaande informatie over welke soorten vertrouwelijke documenten u dient te bewaren u helpen bij het minimaliseren van de documenten die u archiveert en welke archiefvernietiging vereisen als onderdeel van uw archiefopruiming.

Vervolgens dient u specifieke gebieden toe te wijzen voor uw archiefopslag. Voor fysieke documenten kan dit een beveiligde en afsluitbare archiefkast zijn en voor digitale documenten een harde schijf, USB-stick of diskette.

U heeft nu een duidelijk beeld van welke documenten veilig vernietigd dienen te worden als onderdeel van uw archiefopruiming. Het op een veilige manier vernietigen van dossiers is net zo belangrijk als correcte archivering, want zonder de juiste stappen of services lopen uw vertrouwelijke gegevens en documenten risico op een datalek.

Onze toonaangevende dienstverlening op het gebied van archiefvernietiging kan het risico op een datalek minimaliseren en ervoor zorgen dat uw archiefopruiming wordt uitgevoerd met behulp van veilige methoden en protocollen.
 

Archiefvernietigingsdiensten

Veilig papier versnipperen

Als onderdeel van onze papierversnippering op aanvraag en periodieke papierversnippering volgen we een beveiligingsprotocol van zes stappen om vertrouwelijke informatie bij iedere stap veilig te stellen. We scannen bij elk contactpunt een barcode om onze bewakingsketen te volgen, en onze medewerkers zijn gecertificeerde informatiebeveiligingsprofessionals.

Dit betekent dat ze een strenge training ondergaan, zodat het vernietigen van dossiers effectief en veilig wordt uitgevoerd.

Bovendien zijn ons wagenparken voorzien van GPS-tracking, zodat we altijd weten waar uw documenten zijn. Ook vergrendelen we onze containers en vrachtwagens om de informatie tijdens het transport veilig te stellen. Onze veilige, bewaakte faciliteiten beschermen uw informatie voordat deze wordt vernietigd. Wanneer het proces is voltooid, ontvangen onze klanten een vernietigingscertificaat om te garanderen dat hun archief vernietigd is.
 

Veilige vernietiging van harde schijven en media

Het risico op een datalek is kleiner wanneer bedrijven een veilige service voor de vernietiging van harde schijvengebruiken. We passen dezelfde bewezen veiligheidsmaatregelen en protocollen die we hanteren bij onze gerenommeerde papiervernietiging toe op de vernietiging van harde schijven. Dit garandeert dat het proces van archiefopruiming op elk punt veilig en effectief is.

Shred-it beschikt over twee methoden om de harde schijven van uw bedrijf veilig te vernietigen. De eerste methode houdt in dat uw harde schijven in kleine stukjes worden versnipperd met behulp van industriële vernietigingsapparatuur; de andere houdt in dat er een onherstelbaar gat door elke harde schijf wordt geponst met 3.400 kilo aan drukkracht.

Onze service voor mediavernietiging helpt bedrijven ervoor te zorgen dat deze andere media ook op de juiste, veilige manier worden vernietigd en gerecycled zonder het risico op een datalek.

Zodra uw harde schijven en andere media onherstelbaar zijn vernietigd, zorgen onze vertrouwde partners ervoor dat de restanten op een milieuvriendelijke manier worden gerecycled.

Shred-it zorgt ervoor dat het vernietigen van dossiers met behulp van onze vertrouwde processen en services uw archiefopruiming een veilig, effectief en milieuvriendelijk proces voor archiefvernietiging omvat dat heeft voldaan aan zowel de Nederlandse bewaartermijnen als de AVG-richtlijnen.

Neem voor meer informatie vandaag nog contact met ons op om na te gaan hoe onze diensten uw bedrijf, klanten en werknemers kunnen beschermen.


Vraag een offerte aan

Vul het formulier in of bel ons op nummer 0800 0114 om uw bedrijf vandaag nog te beveiligen!

Selecteer Service




Bedrijfsgegevens

Uw gegevens

Aanvullende gegevens

×