Juli 12, 2018
Vroeger werden documenten op het werk gewoon in de prullenbak of bij het oud papier gegooid en vergeten.
Die tijd is voorbij.
Deze oude gewoonte vormt een bedreiging voor de informatiebeveiliging op kantoor en creëert grote risico's op het vlak van documentbeveiliging.
Hieronder vindt u enkele cruciale momenten tijdens de levenscyclus van een document waarbij vertrouwelijke informatie in verkeerde handen kan vallen en tevens ook de oplossingen om de risico's te verkleinen:
Oplossingen: Aan de hand van een uitgebreid documentbeheer wordt alle informatie vanaf het moment van aanmaken tot de vernietiging beveiligd. Voer ook een clean desk policy in zodat alle vertrouwelijke informatie op en buiten de werkplek wordt beschermd. Werknemers krijgen bij voorkeur alleen maar toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Label documenten die moeten worden bewaard op basis van de inhoud en het moment waarop ze moeten worden vernietigd. Een veilige opslag is van groot belang – bewaar informatie achter slot en grendel in een speciale gegevensruimte of archiefkast.
Oplossingen: Verbeter uw documentbeveiliging door open recycling-bakken te vervangen door vergrendelde containers voor oude documenten die uw onderneming niet meer nodig heeft. De containers moeten uitgerust zijn met een degelijk slot zodat de documenten niet kunnen worden gestolen. Experts raden ook een 'Shred-it-All'-beleid aan zodat alle documenten op een beveiligde manier worden vernietigd. Dit vereenvoudigt het documentbeleid en elimineert het risico op fouten door uw werknemers.
Oplossingen: Controleer de beveiliging en ‘best practices’ van externe partners waar u mee samenwerkt. Uit een studie van 2015 (Cost of Data Breach Study: Global Analysis) is gebleken dat betrokkenheid van externe partners de kosten van een gegevensinbreuk aanzienlijk de hoogte injaagt.
Oplossingen: Werk samen met een bedrijf dat documenten vernietigt om op een beveiligde manier alle vertrouwelijke informatie te versnipperen wanneer die niet meer nodig is.
Oplossingen: Werk samen met een betrouwbaar bedrijf dat gespecialiseerd is in documentvernietiging en een beveiligde bewakingsketen heeft, inclusief opgeleid veiligheidspersoneel, om de inhoud van vergrendelde containers regelmatig in te zamelen. Alle werknemers van Shred-it krijgen een opleiding tot gecertificeerd informatiebeveiligingsprofessional.
Oplossingen: Werk samen met een bedrijf dat papier na het versnipperen recyclet. Klanten moeten een vernietigingscertificaat ontvangen na elk versnipperproces.