De voordelen van het gebruik van een vernietigingsservice op locatie

Geplaatst  mei 25, 2022  door  Lois Ferns

On-site-Shredding-min.jpg

Het verkeerd opslaan en vernietigen van uw vertrouwelijke gegevens kan de kans op een datalek vergroten. Daarom is een van de beste, veiligste oplossingen het gebruik van een vernietigingsservice op locatie om de vertrouwelijke gegevens van uw bedrijf, klanten en werknemers te beschermen.

Een vernietigingsservice op locatie biedt diverse voordelen. Het is ook essentieel dat de dienstverlener en zijn vernietigingsprocessen vertrouwd en veilig zijn om het risico op een datalek tot een minimum te beperken en uw vertrouwelijke gegevens privé te houden.
 

De voordelen van vernietiging op locatie 

1. Documentbeveiliging: in vergelijking met het weggooien van uw vertrouwelijke gegevens in algemene recyclingbakken, waar kantoorpersoneel en bezoekers mogelijk toegang hebben tot uw vertrouwelijke gegevens, worden uw vertrouwelijke gegevens ter plaatse bewaard in afgesloten consoles en vervolgens op veilige wijze vernietigd.

2. Gemak: deze methode van documentvernietiging biedt een handige totaaloplossing die wordt geregeld door de dienstverlener - van het transport tot het vernietigingsproces zelf, uw vertrouwde provider zorgt voor alles.

3. Bespaart uw werknemers en uw bedrijf tijd: als uw werknemers de vertrouwelijke gegevens van uw bedrijf versnipperen, betekent dat onproductieve tijd en een verhoogd risico op menselijke fouten wanneer documenten niet op veilige wijze worden vernietigd. Door gebruik te maken van vernietiging op locatie, bespaart u uw werknemers en uw bedrijf tijd. Ook gaat u zodoende veiliger om met uw vertrouwelijke gegevens.

4. Milieuvriendelijk: een ander belangrijk voordeel van vernietigen op locatie is dat het zowel veilig als milieuvriendelijk is. Bij Shred-it werken we alleen met leveranciers die het papier dat we hebben versnipperd recyclen. Zo blijft ons integrale proces zowel veilig als milieuvriendelijk.

5. Gemoedsrust voor de klant: het gebruik van vernietiging op locatie geeft u de extra gemoedsrust dat uw vertrouwelijke gegevens op veilige wijze worden vernietigd. Normaliter komt er een mobiele versnipperaar naar uw werkplek en ontvangt u een vernietigingscertificaat, zodat u zowel fysiek als visueel bewijs heeft dat uw vertrouwelijke gegevens zijn vernietigd.
 

Dingen om te onthouden voordat u vernietiging op locatie gebruikt

Vernietigen op locatie biedt diverse voordelen voor bedrijven en organisaties. Maar het is ook belangrijk om de volgende maatregelen in overweging te nemen voordat u uw vertrouwelijke gegevens versnippert:
 

Bewaartermijnen en AVG

Voordat u het gebruik van een vernietigingsservice op locatie overweegt, moet u ervoor zorgen dat u voldoet aan de bewaartermijnen van de overheid en de AVG-richtlijnen.

Uit een onderzoek uit 2019 bleek dat 30% van de Europese bedrijven nog steeds niet aan de AVG voldoet. Dit kan resulteren in forse boetes en bedrijven blootstellen aan een mogelijk datalek.

Door te voldoen aan de bewaartermijnen van de overheid en de AVG-richtlijnen vergroot u de kans dat uwvertrouwelijke gegevens privé blijven.

Of u nu een bedrijf of zelfstandige bent, zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de actuele wetgeving en richtlijnen voor uw branche. Relevante documenten die mensen en bedrijven mogelijk moeten bewaren, zijn onder meer:

1. Bankdocumenten en rekeningafschriften
2. Belastingaangiften en -administratie
3. Boekhoudkundige gegevens, documenten, ontvangstbewijzen en facturen
4. Loonstroken
5. Krediet- en leningsdocumenten
6. Inventarissen
7. Managementrapportages
8. Kopieën van verzonden/ontvangen commerciële of zakelijke brieven
 

Bewaarbeleid voor documenten op de werkplek

Om u en uw bedrijf te helpen te voldoen aan de bewaartermijnen en de AVG-richtlijnen, is het een goede gewoonte om een bewaarbeleid voor documenten op de werkplek op te stellen. Dit soort beleid zorgt ervoor dat er aan die uiterst belangrijke bewaartermijnen wordt voldaan en dat u alleen relevante documenten bewaart.

Volg de onderstaande stappen om uw eigen bewaarbeleid voor documenten op de werkplek op te stellen:

1. Stel richtlijnen op over hoelang bepaalde soorten documenten moeten worden bewaard.

2. Volg de richtlijnen en wetgeving van de overheid en uw eigen richtlijnen.

3. Sta stil bij het doel van de documenten die u bewaart.

4. Zorg voor een veilige vernietigingsprocedure, zoals vernietiging op locatie, om uw vertrouwelijke informatie te vernietigen.

5. Houd het bewaarbeleid up-to-date zodat het in overeenstemming blijft met veranderende wetgeving.
 

Training van werknemers

Uit een recent onderzoek bleek dat 85% van de datalekken het gevolg waren van menselijke fouten. Het is dus van essentieel belang dat bedrijven en organisaties investeren in beveiligingstrainingen voor werknemers, zodat vertrouwelijke gegevens minder gevaar lopen.

Aangezien datalekken bedrijven in 2021 maar liefst € 3.7 miljoen kostten, dienen werknemers bewust te worden gemaakt van de volgende aspecten van gegevensbeveiligingstraining:

1. De grootste drijfveer van gegevensbeveiligingstrainingen is het verbeteren van het algehele niveau van gegevensbeveiliging binnen de organisatie.
 
2. Regelmatige training zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte blijven van de nieuwste procedures op het gebied van gegevensbeveiliging, zodat vertrouwelijke bedrijfsgegevens beschermd worden.
 
3. Training dient risicovolle werkgewoonten aan te pakken, zoals het kwijtraken van laptops of telefoons en het verkeerd omgaan met gegevens.

Door ervoor te zorgen dat werknemers goed getraind zijn, kunnen bewaartermijnen en AVG-richtlijnen worden gewaarborgd. Zodoende kunt u uw vertrouwelijke gegevens veilig vernietigen op locatie.
 

Veilig vernietigen op locatie met Shred-it

Als u eenmaal aan de bovenstaande suggesties hebt voldaan, zijn uw vertrouwelijke gegevens beter beschermd, zowel voor- als nadat u ze vernietigt.

De toonaangevende vernietigingsservice op locatie van Shred-it kan uw bedrijf of organisatie helpen om vertrouwelijke gegevens te beschermen en tegelijkertijd de kans op een datalek te minimaliseren.

Onze veilige, integrale beveiligde bewakingsketen maakt gebruik van afsluitbare consoles en streepjescodes die bij elk contactpunt worden gescand om de beveiliging van uw vertrouwelijke gegevens verder te verbeteren. Daarna worden versnipperde materialen gerecycled, zodat we allemaal ons steentje bijdragen om de planeet te beschermen.

Neem voor meer informatie over onze vernietigingsservice op locatie vandaag nog contact met ons op om te zien hoe onze services uw bedrijf, klanten en werknemers kunnen beschermen.

Vraag een offerte aan

Vul het formulier in of bel ons op nummer 0800 0114 om uw bedrijf vandaag nog te beveiligen!

Selecteer Service




Bedrijfsgegevens

Uw gegevens

Aanvullende gegevens

×