Juli 12, 2018
Rommel op het werk zorgt voor meer problemen dan u misschien zou denken. Enkele feiten:
Vertrouwelijke informatie die wordt achtergelaten – op papier of op een harde schijf – vormt uiteraard een enorm veiligheidsrisico.
Alle spullen moeten een vaste plaats hebben zodat u weet waar alles ligt of waar u alles moet leggen wanneer u klaar bent. Gebruik een gestandaardiseerd archiefsysteem voor papieren en digitale documenten. Zo is alles correct geïndexeerd en vindt u alle documenten snel terug.
Houd een to-dolijst bij met wat u die dag (week, maand) moet doen. Uw aandacht moet in de eerste plaats gaan naar het afwerken van deze lijst. Dit zal u ook helpen om de prioriteit van de informatie die u aanmaakt, bewaart of verwijdert correct in te schatten.
Met labels kunt u informatie beter organiseren. Vertrouwelijke informatie moet worden gelabeld volgens inhoud en de datum waarop de informatie mag worden vernietigd (weggegooid) volgens de privacywetgeving.
Door projectinformatie te bewaren in mappen verzamelt u geen losse papieren op uw bureau en het helpt ook om documenten op een harde schijf gesorteerd te houden. Een opgeruimd bureau en bureaublad helpt te voorkomen dat informatie wordt gelezen of gestolen door informatiedieven. Met een Clean Desk Policy is het makkelijker om deze doelstellingen te verwezenlijken. Medewerkers wordt namelijk gevraagd om geen vertrouwelijke informatie zichtbaar achter te laten op hun bureau of computerscherm aan het eind van de werkdag.
Alle vertrouwelijke informatie moet worden opgeborgen achter slot en grendel – in een afsluitbare lade of een archiefkast of -kamer en beschermd door wachtwoorden en andere IT-veiligheidsmaatregelen.
Gooi documenten en bestanden regelmatig weg. Vertrouwelijke informatie die u niet langer hoeft bij te houden, moet op een beveiligde manier worden vernietigd. Maak op harde schijven de map 'downloads' leeg en verwijder dubbele bestanden en ongebruikte toepassingen. Denk eraan dat het verwijderen van bestanden helpt om uw werk beter te organiseren, maar dat ze daardoor niet noodzakelijk permanent verdwenen zijn van de harde schijf. Vernietig alle harde schijven wanneer de digitale informatie niet langer nodig is of de harde schijf stuk is.
Een back-up van uw bestanden is essentieel wanneer uw computer crasht of gehackt wordt door ransomware.
Bewaar telefoonnummers en andere vaak gebruikte gegevens op uw computer en/of mobiele telefoon. Online ‘organisers’ kunnen daarbij helpen.
Ruim uw persoonlijke werkomgeving elke dag op. Hang jassen op een vaste plaats en bewaar handtassen e.d. in een afgesloten lade. Een opgeruimd bureau geeft een georganiseerde indruk aan bezoekers en collega's.
Lampen, bureaus en stoelen die nog in goede staat zijn, kunt u recyclen of aan een goed doel geven, maar papieren of digitale documenten mag u nooit zomaar weggooien of laten recyclen zonder dat de informatie eerst werd vernietigd. Een 'Shred-it All'-beleid houdt in dat alle documenten, zowel op papier als digitaal, op een beveiligde manier worden vernietigd voordat ze worden gerecycled.
Wilt u meer weten hoe wij u kunnen helpen bij het beschermen van uw vertrouwelijke papieren documenten, archief en harde schijven? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende offerte en een gegevensbeveiligingsonderzoek.